Na equalização de orçamentos a preocupação é sempre a mesma. Será que estou comparando laranja com maçã? Quem elaborou uma boa Carta Convite não tem esse problema!
O profissional de compras e suprimentos sabe que na contratação de serviços não basta comparar apenas preços unitários, muito menos preço global. Profissionalismo e capacidade de atendimento também devem entrar na balança.
Para começar, o ideal é que todos os concorrentes tenham recebido exatamente as mesmas informações sobre as demandas da obra, para isso elabora-se a Carta Convite.
Quanto mais completas e detalhadas estiverem as necessidades, mais fácil será comparar os orçamentos depois.
Não adiantar tentar ganhar tempo e enviar a solicitação aos concorrentes com informações incompletas. Os fornecedores te ligarão com dúvidas e os orçamentos virão com muitas diferenças. Todos perderão tempo.
Como recebemos muitas Cartas Convite de orçamentos de pintura na Less, já percebemos que existe uma grande diferença de uma construtora para outra.
Uma Carta Convite bem elaborada nos dá indícios do nível de organização da empresa.
Juntando todas as boas práticas que percebemos nas solicitações de orçamento recebidas por nós, listamos abaixo os itens que consideramos mais importantes e que devem estar presentes numa Carta Convite de serviço.
1. Identifique a obra e o objetivo
O primeiro passo é identificar a obra, sua localização e o objetivo da Carta Convite.
Estas são as primeiras informações necessárias para o prestador de serviço decidir se irá ou não participar da concorrência, de acordo com a sua capacidade de atendimento.
2. Defina claramente o escopo
Este é um dos itens mais importantes, o escopo do serviço deve estar bem claro e detalhado.
No caso da pintura, serviço que prestamos, já comentamos aqui sobre como fazer uma especificação mais completa.
E o que significa escopo? É o detalhamento do objetivo que se pretende atingir, ou seja, o que deve ser feito e como deve ser feito.
Segue um exemplo no caso da pintura:
Escopo mal especificado: pintura acrílica cor branca
Escopo bem especificado: Pintura de parede interna sobre gesso liso com emassamento PVA (1 demão) e pintura acrílica standard cor branco fosco (2 demãos)
Percebeu a diferença? Na segunda opção você deixa claro para o fornecedor a sua expectativa na execução do serviço.
Faça isso com todos os itens de seu orçamento e evite grandes disparidades de preços em seu mapa de cotação.
3. Faça você o levantamento quantitativo
Aqui pode parecer um pouco óbvio, mas muitas empresas deixam para o fornecedor a tarefa de fazer o levantamento quantitativo do serviço.
E qual é o problema nesse caso? Cada fornecedor poderá chegar numa quantidade diferente, por conta do critério adotado ou do nível de detalhamento do projeto.
Você receberá orçamentos com valores diferentes e terá dificuldade para balizar as propostas, além de ficar em dúvida sobre qual quantitativo está mais próximo do real.
Também já tratamos especificamente sobre o levantamento quantitativo de pintura em nosso blog.
É importante deixar claro o critério adotado no levantamento, para depois não haver dúvida no momento da contratação e medição da obra.
O ideal é que todos os fornecedores recebam uma lista já com as quantidades definidas por você.
4. Defina outros itens que deverão ser contemplados
Além do escopo, geralmente existem outros itens que precisam ser previstos na execução do serviço. Isso já deve ficar claro na Carta Convite, deixando as responsabilidades de cada um bem definidas.
Quais itens são necessários na sua obra? Quais ficarão por conta da obra, e quais devem ser previstos pelo prestador de serviço?
A obra disponibilizará depósito de materiais, andaimes, caçambas, vestiários, refeitório?
O prestador de serviço deverá prever visita de um técnico de segurança? Há necessidade de prever um encarregado de obras em período integral?
Quais serão os horários de entrada e saída na obra? Haverá trabalho noturno ou nos finais de semana?
Todos esses itens envolvem custos. Aqui você definirá à cargo de quem ficarão esses custos.
5. Liste os documentos necessários
De acordo com o perfil da obra e do contratante, pode existir a demanda de uma maior quantidade de documentos.
Essa demanda também precisa ficar clara na Carta Proposta.
Por exemplo, existem construtoras que solicitam apenas a apresentação do PPRA e PCMSO da empresa. Outros solicitam a apresentação de PPRA e PCMSO específicos da obra.
Considere também a necessidade de outros documentos como Certidões Negativas da Empresa, ART/RRT, LTCAT com medições ambientais, Laudos e etc.
Como dito anteriormente, estes itens também geram custos e devem ser previstos em orçamento para não gerar surpresas futuras para ambas as partes.
6. Descreva as condições de contratação
Aqui você deve definir os itens que tem impacto financeiro direto sobre o prestador de serviço.
Deixe claro como você pretende fazer o pagamento.
Digo pretende pois em alguns casos há espaço para negociação da forma de pagamento entre contratante e contratado. Mas em outros casos não há, e o prestador de serviço deverá se enquadrar na forma de pagamento estipulada.
Haverá sinal? Qual a periodicidade das medições? Quantos dias o pagamento será realizado após a medição? Haverá retenção?
Outros itens importantes para serem definidos nas condições de contratação é por exemplo a possibilidade de o prestador de serviço contratar mão-de-obra terceirizada e se o material poderá ser faturado em nome do cliente.
7. Especifique o prazo para início e fim do serviço
Essa informação nem sempre é lembrada nas Cartas Propostas, mas é importante pois possibilita o dimensionamento da equipe com maior precisão.
Ou seja, se o escopo é extenso e o prazo é curto, o fornecedor precisará prever um número maior de trabalhadores.
Novamente, são características da contratação que impactam na precificação do serviço. O ideal é que sejam informadas com antecedência.
8. Envie os projetos
Esse item não é imprescindível, mas ajuda bastante no orçamento.
Aqui os fornecedores podem verificar as alturas, distâncias, compartimentação e outras informações que não teriam acesso apenas com a descrição do escopo.
Os projetos trazem informações que complementam o entendimento das demandas e condições de trabalho da obra.
9. Convide com antecedência e defina uma data máxima para resposta
Enviar a Carta Convite com antecedência e definir um prazo máximo para resposta é importante não só para a sua organização, mas também para a organização do prestador de serviço.
Em geral, orçamentos mais extensos e complexos demandam 1 semana de trabalho. Isso ocorre porque a maioria dos orçamentos de serviços para construção civil não são tabelados, e sim customizados conforme o perfil da obra, por conta de todas as variáveis que apontamos acima.
Essa composição de custos diretos e indiretos leva tempo e, em geral, depende também do recebimento de orçamento de outros fornecedores, como os de materiais, por exemplo.
Pronto! Tomando esses cuidados na elaboração da Carta Convite você verá que equalizar as propostas recebidas será muito mais fácil e rápido.
Além disso, você terá mais certeza e tranquilidade no momento de decidir pelo fornecedor com melhor custo x benefício com relação à qualidade, profissionalismo e capacidade de entrega.
Espero ter ajudado!
Ficou com dúvidas? Sinta-se à vontade para comentar ou enviar perguntas!